PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Oleh : Edo PJB
1. PENDAHULUAN
Perpustakaan merupakan pintu gerbang pengetahuan, menyediakan kebutuhan dasar bagi pembelajaran sepanjang hayat, serta pengembangan kebebasan dan budaya, baik bagi individu maupun kelompok. Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar perlu diatur dengan suatu system agar dapat memberi pelayanan yang baik kepada masyarakat penggunanya. Setiap orang mengharapkan pelayanan yang baik, demikian pula pemakai perpustakaan. Pelayanan dikatakan baik apabila dapat dilakukan dengan :
1.Cepat, artinya untuk memperoleh layanan, orang tidak perlu menunggu terlalu lama
2.Tepat waktu, artinya orang dapat memperoleh kebutuhannya tepat pada waktunya
3.Benar, artinya pelayanan membantu memperoleh sesuatu sesuai dengan yang dibutuhkan
Kecuali meminjamkan buku-buku, aktivitas perpustakaan yang teratur baik, mempunyai beraneka warna bahan-bahan pustaka tentang berbagai jenis subjek dan dikendalikan oleh pustakawan yang aktif, meluiputi hal-hal sebagai berikut :
1.Melayani kebutuhan-kebutuhan informasi
2.Menyediakan sumber-sumber informasi dan menjawab pertanyaan-pertanyaan pemakai
perpustakaan tentang berbagai jenis masalah
Pada umumnya perpustakaan memberikan beberapa jenis pelayanan, antara lain :
1. Layanan Sirkulasi (peminjaman koleksi dalam segala format baik cetak maupun
audio-visual)
2. Layanan rujukan/informasi/referensi
3. Fasilitas Internet
4. Menyediakan fasilitas untuk kebutuhan komunitas
5. Kegiatan pameran
2. PELAYANAN SIRKULASI
Pelayan Sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan. Baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi antara lain : (1)Peminjaman; (2)Pengembalian; (3)Pemungutan denda; (4)Pendaftaran anggota dan (5) Pembuatan statistic.
1. Sistem pelayanan
Pelayanan di perp[ustakaan lazimnya menggunakan dua system yaitu :
Terbuka/Open access
Sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan dijajarkan. Mereka dapat melakukan browsing, melihat-lihat buku, mengambil sendiri
* Keuntungan system terbuka
1. Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga
mendapatkan pengetahuan yang beragam)
2.Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak
* Kelemahan system terbuka
1. Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula
sehingga koleksi tercampur aduk
2. Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku
yang salah letak
3. Kehilangan koleksi relative besar
Tertutup/Close accsess
Di dalam system tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para pengunjung.
+ Kelebihan system tertutup
1. Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya
2. Koleksi yang hilang dapat diminimalkan
+ Kelemahan system tertutup
1. Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan
2. Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang
mengembalikan bahan-bahan pustaka
3. Pemakai tidak dapat browsing
2. Sistem peminjaman
Peminjaman merupakan salah satu dari berbagai kegiatan pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pemakai. Didalam peminjaman perlu dilakukan pencatatn agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pemakai koleksai mudah diketahui dan batas waktu pewngembalian mudah diprediksi.
Sistem peminjaman koleksi tidak dapat lepas dari system pelayanan perpustakaan. Dua system pelayanan perpustakaan (terbuka dan tertutup) ada hubungannya dengan bagaimana cara perpustakaan memberikan kesempatan kepada pemakai untuk meminjam koleksi. Didalam system pelayanan tertutup, petugas akan mengambil buku di rak dan pembaca mengisi sebuah slip atau formulir untuk menuliskan judul buku, pengarang dan nomor panggil buku yang dipinjam. Di dalam system pelayanman terbuka peminjaman dapat dilakukan dengan berbagai macam cara sesuai dengan kebutuhan yang ada di perpustakaan.
3. PELAYANAN REFERENSI
Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan informasi. Bantuan tersebut berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di perpustakaan sendiri maupun perpustakaan lain, di dalam maupun di luar negeri.
Pelayanan referensi merupakan layanan langsung, karena ada komunikasi antara petugas dan penanya. Oleh karena itu, petugas referensi di tuntut memiliki kecakapan dan ketrampilan menganalisis pertanyaan , karena terkadang penyampaian pertanyaan tidak jelas, sedang petugas refernsi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar.
Agar pelayanan referensi dapat berjalan dengan baik, petugas referensi perlu memahami terlebih dahulu fungsi-fungsi referensi, antara lain :
1. Fungsi pengawasan; petugas referensi dapat mngawasi pengunjung, baik dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan maupun latar belakang social dan tingkat pendidikannyaagar dapat menajwab pertanyaan dengan tepat.
2. Funsi Informasi; petugas referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkat maupun penelusuran informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi ini yang terpenting dari pelayanan referensi.
3. Fungsi bimbingan; petugas referensi harus menyediakan waktu guna memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.
Ada beberapa jenis tugas referensi yang harus dilakukan oleh petugas referensi, yakni :
1.Memberikan informasi umum, misalnya tempat letak rak buku
2.Memberikan informasi khusus, misalnya penggunaan dokumen dan konsultasi
3.Membantu penelusuran dokumen
4.Membantu penggunaan catalog
5.Menerima kunjungan perpustakaan
6.Menyelenggarakan pameran
4. MUTU LAYANAN PERPUSTAKAAN
Mutu layanan yang baik akan menarik banyak pembaca dan akan mendapat penghargaan masyarakat. Untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan, dapat diupayakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Pustakawan bersikap ramah dan berpenampilan menarik dalam memberikan pelayanan
2. Pustakawan menyediakan brosur tentang kegiatan yang ada di perpustakaan
3. Pustakawan mengadakan berbagai perlombaan di perpustakaan seperti bercerita, membuat
artikel.
4. Pustakawan mengadakan studi tour bersama di perpustakaan
5. Pustakawan mengundang tokoh masyarakat atau pakar untuk memberikan ceramah atau
menceritakan pengalamannya
6. Pustakawan membuat jadwal kegiatan dan peraturan yang baik
7. Pustakawan membuat berbagai kegiatan menarik lainnya yang sesuai dengan situasi dan kondisi.
5. KESIMPULAN
Perpustakaan adalah pelayanan. Berarti pelayanan adalah kesibukan.Banyak jenis layanan yang dapat diberikan oleh perpustakaan kepada pemakai antara lain : (1)Peminjaman koleksi; (2)Layanan rujukan/informasi/referensi; (3)Fasilitas internet; (4)Menyediakan fasilitas untuk kebutuhan komunitas dan (5)Kegiatan pameran dan lain-laian. Pelayanan-pelayanan yang diberikan perpustakaan tersebut bergantung pada jenis perpustakaan. Akan tetapi, pada prinsipnya layanan perpustakaan itu sama, yaitu memberikan bantuan kepada pembaca untuk memperoleh bahan pustaka (informasi) yang sesuai dengan kebutuhannya. Oleh karena itu, kegiatan pelayanan merupakan cara mempertemukan pemakai (pembaca) dan informasi (koleksi) yang dicari.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah, Amin. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga.
Kamil, Harkrisyati. 2006. Artikel Menuju Masyarakat Cerdas dan Arif Melalui Perpustakaan (Modul Seminar The Power of Speed Reading & The Art of Library). Yogyakarta : Kompas Gramedia.
Noerhayati S. 1988. Pengelolaan Perpustakaan Jilid II. Bandung : Alumni
Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.
